La profession d’adjoint, adjointe selon une spécialiste du recrutement dans le domaine

L’Indispensable est une entreprise de ressources humaines qui se spécialise dans le recrutement d’adjoints, d’adjointes. Katy Junca, une enseignante du programme Techniques de bureautique, Microédition et hypermédia, a rencontré sa fondatrice, Vanessa Mongeau, afin qu’elle lui parle du marché du travail et des compétences recherchées par les employeurs. 

ENTREVUE AVEC VANESSA MONGEAU, FONDATRICE DE L’ENTREPRISE L’INDISPENSABLE, RÉALISÉE PAR KATY JUNCA, ENSEIGNANTE EN BUREAUTIQUE, MICROÉDITION ET HYPERMÉDIA 

KATY : Bonjour Vanessa, merci beaucoup d’avoir accepté de répondre à mes questions aujourd’hui.  

Tu travailles pour L’Indispensable, c’est ta compagnie. Peux-tu m’en parler? 

VANESSA : Oui! L’Indispensable est une firme que j’ai fondée il y a sept ans. On est spécialisé dans le recrutement d’adjoints, d’adjointes, principalement de direction, mais aussi administratifs et de tout genre. Depuis le début, on est spécialisé à 100 %. On fait donc que ça! On est cinq dans l’équipe, on travaille principalement en chasse de têtes. C’est le core, en bon français, de ce qu’on fait. On travaille aussi à mettre la profession de l’avant, la redorer. On organise plein d’initiatives, d’évènements pour amener les gens à discuter. 

Notre mission première est de créer des fits entre les gestionnaires et les adjoints, adjointes, parce que c’est ça qui est le plus important dans le métier, d’avoir une bonne collaboration avec ces équipes et ces gestionnaires. On a aussi un deuxième chapeau, qui est super important pour nous, qui est d’essayer de redonner à cette profession qui peut des fois être dans l’ombre. On s’assure de la mettre toujours de l’avant.  

KATY : D’où t’est venue cette idée ? Pourquoi cette fonction de travail te tient-elle à cœur? 

VANESSA : Il y a une part de hasard dans tout ça. Dans les débuts[je faisais] du recrutement généraliste. C’est vraiment en y touchant, au recrutement d’adjointes, que j’ai pu découvrir à quel point c’est un beau métier. Je le savais, j’ai des parents qui ont une entreprise et une mère qui était pas mal l’adjointe, donc ça a toujours fait partie de moi. En touchant à certains recrutements, dès le départ, ça m’a vraiment passionnée. J’ai eu la chance de toucher à des postes d’adjointes de haute direction. J’ai pu voir à quel point c’est une belle profession, voir ce qu’elles faisaient, sortir de certains clichés et voir à quel point c’était vaste comme poste. C’est comme ça que j’ai décidé de m’y attarder encore plus. C’est devenu évident que je voulais bâtir une entreprise 100 % dédiée aux adjointes. 

KATY : Tu disais que le métier est souvent très dévalorisé. Peux-tu nous expliquer ce que sont vraiment les savoir-faire et savoir-être, pourquoi les adjointes sont-elles vraiment indispensables? 

VANESSA : Probablement que la chose la plus cool du métier, c’est que c’est vaste! Je l’ai dit tantôt, dans la même entreprise, des adjoints qui travaillent avec des gestionnaires de même niveau pourraient avoir des rôles complètement différents. C’est probablement ce qui les rend le plus indispensables. C’est la polyvalence, l’envie de toucher à plein de choses, de grandir là-dedans. Il y a le côté des softskills, l’intelligence émotionnelle, tout ce qui va être autour du feeling, tout ce qui se ressent, dans le ressenti… Être un bon adjoint, une bonne adjointe, ça se fait aussi d’instinct. Il y a une partie qui est en nous: le dévouement, l’envie de bien faire les choses, d’aider les gens, pas pour la reconnaissance que ça va nous apporter, mais parce qu’on comprend pourquoi c’est important d’aider les gens pour leur permettre de réussir. C’est probablement ce qui les rend les plus indispensables 

Le souci de bien faire le travail, le perfectionnisme, c’est souvent le défaut qu’on me nomme le plus, ou la capacité à déléguer, qui n’est pas souvent leur force, mais on a les qualités de nos défauts et les défauts de nos qualités… Tout ce côté de vouloir bien faire les choses, de représenter le patron ou la patronne, de pouvoir se mettre à leur place, d’avoir l’entreprise tatouée sur le cœur… On le voit dans tous les domaines, mais, dans le domaine des adjoints, adjointes, c’est l’élément qui est toujours en premier et ça les rend indispensables. 

KATY : Vous mettez en place beaucoup d’initiatives pour redorer la profession. Peux-tu me donner des exemples de ces initiatives? 

VANESSA: On fait plusieurs petites choses, c’est important pour nous de mettre les adjoints, adjointes de l’avant. Tous les mois, on a l’adjoint, l’adjointe du mois. On invite des gestionnaires et des collègues à nous envoyer leurs noms, à présenter des candidatures. On met ça sur les réseaux sociaux, sur le site Web, sur Facebook, LinkedIn. Moi, je trouve que c’est une initiative vraiment chouette, parce que sur Facebook, on voit beaucoup de familles réagir, et ça permet de faire avancer la profession et son importance. Encore plus quand les gestionnaires vont commenter les publications! Tout ça, pour moi, c’est une belle initiative qu’on a mise de l’avant. 

On a aussi un programme de mentorat. On finit notre première année en 2020, puis on va commencer l’an prochain notre deuxième cohorte. Ce sont 10 mentors qui ont 10 mentorés. C’est du un à un. C’est un an d’accompagnement tous les mois. C’est vraiment un beau programme et ces initiatives sont gratuites pour les mentors et les mentorés. Les mentorés peuvent s’inscrire et se faire accompagner par des adjointes de haute direction, des présidents, des vice-présidents de compagnies comme le Cirque du Soleil, WSIP, de belles entreprises. Cela leur permet de s’améliorer, mais aussi de confirmer la passion et l’envie de se rendre jusquelà. C’est la finalité d’une carrière vraiment intéressante et très stratégique. C’est quand même vraiment le fun de pouvoir entrer dans ces vies, ces carrières-là. Quand les mentorées sont assez jeunes, c’est très très stimulant. 

KATY : Est-ce que la profession attire les hommes 

CATHERINE : Moins qu’on le voudrait. C’est une profession qui attire plus les femmes. On est en bas du 1 % [pour les hommes], définitivement. Ce n’est pas qu’on ne veut pas, au contraire, on essaie d’encourager ça! Mais c’est une profession plus féminine et, sans entrer dans les clichés, dans les rangs d’indispensables il y a une espèce d’instinct maternel. Peut-être que d’emblée, c’est une profession vers laquelle les femmes vont plus se tourner. Mais on en a quelques hommes maintenant. En France, il y a un petit peu plus d’hommes. Quand les Français viennent s’installer ici, on a une meilleure ouverture d’esprit donc peut-être que ça amène un beau changement pour les prochaines années.  

KATY :Est-ce que tu penses qu’en ce moment la profession est dans un bon momentum pour l’employabilité?  

VANESSA : Le momentum est toujours bon! C’est de loin une carrière parfaite pour se trouver un emploi. Les gens ne resteront pas sans emploi. Peu importe ce qu’il se passe dans l’économie, les récessions, etc. On était déjà en pénurie de maind’oeuvre avant la Covid-19. Il y a de moins en moins de main d’oeuvre. En ce moment, il y a beaucoup d’adjoints, d’adjointes très séniors, mais il nous manque un gap. Là, on a des plus jeunes qui s’y intéressent de plus en plus, mais il nous manque une génération qui a été moins là. Je ne pense pas qu’il sera difficile de se trouver un emploi dans le domaine. On cherche des gens. Les postes d’adjoints administratifs font même partie de la liste dans les demandes d’immigration, pour permettre de s’installer au Québec et au Canada. Ça veut dire qu’on en manque vraiment.  

C’est une profession qui change, qui évolue de plein de manières. Mais c’est ça être adjoint, adjointe, c’est vouloir être polyvalent et grandir là-dedans. Pour être certain d’avoir un emploi toute sa vie, il faut vouloir se renouveler, mais il y a beaucoup de possibilités. Il n’y a pas de fin. La personne qui a envie, pour une deuxième ou une troisième carrière, de se retourner vers cette carrière pour entrer sur un marché du travail différent. 

KATY : Quels sont les types d’emplois que tu vois, les offres, les milieux qu’on peut intégrer? 

VANESSA: Il n’y a vraiment pas de limite. C’est aussi une des beautés de la profession. Il y a des adjoints, adjointes partout. Dans toutes les entreprises : dans le privé, dans le public, dans une entreprise cotée en bourse ou dans une petite PME… Le Québec est le roi de la PME! Il ne faut donc pas se fermer aux PME. Il y en a de toutes sortes. Il y a de grandes entreprises qui ont une soixantaine d’adjoints, juste à la haute direction, alors que d’autres entreprises ont juste une ou deux adjointes. Il n’y a pratiquement pas de limite, il y en a partout et c’est ça qui est le fun!  

C’est aussi ça qui fait qu’avec les études, avec un programme comme Techniques de bureautique, Microédition et hypermédia, ça peut être vraiment intéressant parce qu’on peut découvrir le monde des affaires de toutes sortes de façons. On peut aussi évoluer. Une adjointe dans le public peut aller dans le privé et ce n’est pas parce qu’on travaille pour un CIUSSS qu’on ne peut pas aller travailler pour une multinationale. Il n’y a pas vraiment de limite, c’est ça qui est le fun avec la profession. On peut se réinventer de plein de façons, parce que les responsabilités vont se ressembler même si les environnements sont complètement différents. 

KATY : Est-ce que tu observes des exigences qui sont récurrentes d’une offre à l’autre, pour embaucher un adjoint, une adjointe? 

VANESSA : Il y a plusieurs choses. On le dit souvent, « toute autre tâche connexe » fait toujours partie de la description. C’est un état d’esprit chez l’adjoint, l’adjointe. Être ouvert aux autres tâches connexes et ne pas se sentir réduit par certaines tâches. C’est un tout. Dans ce métier comme dans tous les métiers, il y a des tâches qu’on aime un petit peu plus, des fois un peu moins, et il faut tout rassembler ensemble pour considérer si on aime ça ou pas. 

Dans le Grand Montréal, le bilinguisme est de plus en plus important. Un français impeccable, c’est certain, partout, on ne peut pas s’en sortir sans. D’avoir un bon anglais, c’est un atout dans le Grand Montréal. Peutêtre moins à l’extérieur, mais ce n’est pas quelque chose à négliger. C’est une demande qui vient de plus en plus. Pour évoluer dans le métier, pour atteindre des rôles d’adjoints de direction, ça va être un must éventuellement. Même en région, de plus en plus, avec le côté international et dès qu’on sort du Québec, ça se passe en anglais. Donc ça, c’est super important!  

Mais aussi tout ce qui touche l’organisation, la débrouillardise… Il faut avoir un « système D » développé, même si on vient de sortir de l’école et qu’on n’a pas encore commencé la profession. Google va devenir votre meilleur ami! C’est une exigence qu’on met dans toutes les descriptions de poste. Chez l’adjoint, l’adjointe, c’est nécessaire! Et ça se développe! Ce n’est pas grave si, des fois, on se sent stressé par trop de nouveau… N’ayez pas peur de poser des questions et de vouloir apprendre le métier! 

KATY : Tu as raison, c’est une profession qui est en évolution constante dans le milieu dans lequel on est, mais aussi individuellement, il y a un vrai besoin d’accepter qu’on change et de changer avec ce qui se passe.  

Avec le travail à distance, dans le contexte de la pandémie, qu’est-ce que tu observes comme changements pour les adjointes? 

VANESSA : Le plus grand défi est l’entrée en poste, plus que l’adaptation après. Ceux qui avaient déjà des rôles se sont adaptés comme tout le monde. Entrer en poste actuellement est peut-être le plus grand défi. L’adjoint, l’adjointe, sa tâche numéro un est probablement de se créer un réseau dans l’entreprise, et, à distance, ça amène plus de défis. Ce n’est pas négatif, c’est une nouvelle façon d’apprendre. Ça va probablement devenir une chance pour ceux qui arrivent sur le marché du travail de commencer de cette manièrelà. C’est un peu comme se faire lancer en bas du tremplin! C’est une belle manière d’apprendre. Les gens sont plus compréhensifs, parce que tout le monde vit la même situation. Donc, c’est plus facile sur ce volet-là. Il y a une meilleure compréhension, mais c’est sûr que commencer un nouvel emploi quand on n’a rencontré personne en vrai, ça amène plein de choses. L’important c’est d’apprendre à créer des liens quand même. Oui c’est en virtuel, ce n’est pas pareil, mais il faut briser ça, demander des temps… Si je peux donner un petit conseil, souvent les gestionnaires sont aussi débordés, ils sont dépassés par ce qui se passe et se font demander des rencontres partout. La meilleure chose est de condenser les moments : au lieu de demander [une rencontre d’] une heure ou deux, c’est mieux d’y aller avec des petits 15 minutes, plusieurs fois par jour, autant avec les gestionnaires qu’avec les collègues. […] 

KATY : Il y a plusieurs formations qui existent en bureautique. Peux-tu nous dire ce que tu observes comme différences chez les gens qui possèdent un DEP vs un DEC, les types d’emplois auxquels ils peuvent prétendre? 

VANESSA : C’est sûr que c’est différent. Il y a quand même certains emplois qui vont avoir comme prérequis un DEC, minimum, même avec un certain niveau d’expérience, ça vient parfois nous rattraper. Parce que des fois, on l’a fait [le métier d’adjoint, adjointe] et, dix ans plus tard, on aspire à un poste et, malheureusement, cet élément fait en sorte qu’on ne peut pas l’obtenir. Ce n’est pas dans tous les domaines. C’est quand même une profession où on en apprend beaucoup en la faisant.  

Comme dans n’importe quoi, quand on finit une formation, on ne sait pas tout. On sait la base pour nous aider et bâtir notre coffre à outils. C’est sûr que le DEC est plus complet et c’est un élément qui peut être un frein plus tard aussi. Des fois, pour le peu de temps de plus au début, la base est meilleure [avec le DEC] quand on entre sur le marché du travail et, par la suite, ce sera aussi un meilleur avantage. C’est assez important de le considérer. 

KATY : Comme chasseuse de têtes, qu’est-ce que tu conseillerais à quelqu’un qui veut vraiment devenir adjointe? Quelles sont les compétences, est-ce qu’on doit retourner se former? 

VANESSA : C’est sûr que ça dépend aussi de l’âge et du niveau d’expérience. Il y en a qui ont déjà des DEC, des BAC, etc. Ils n’auront peut-être pas besoin de recommencer un DEC complètement. Il y a la reconnaissance des acquis aussi… Ça dépend du profil. Pour les plus jeunes, ça peut être important d’aller se chercher une vraie formation complète comme un DEC. Le DEC est plus complet que l’AEC, et c’est quand même demandé dans certains environnements, au minimum. 

C’est bon aussi de se confirmer qu’on aime ça. Les stages pendant les études, c’est super intéressant pour valider l’intérêt. Il faut se poser des questions. On peut demander à des gens en entreprise, il ne faut jamais arrêter de se former.  

Plusieurs adjoints, adjointes, vont aller se chercher des formations en ressources humaines, en markéting… Vous avez [dans le programme] tout le côté de l’édition, ce qui est un gros plus. Dans les PME, toucher un peu aux sites web, ça a une valeur ajoutée. Il ne faut jamais arrêter de se former. S’informer et se former, c’est donc super important!  

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